Cada fallo técnico en una videollamada cuesta 12 minutos de productividad

Quien haya pasado los primeros minutos de una reunión repitiendo "no te oigo" reconocerá el problema. Un estudio de Logitech le pone cifras: cada incidencia técnica en una reunión —un corte de conexión, un micrófono que no se activa, una pantalla que no comparte— se traduce en una pérdida media de 12,2 minutos de productividad por cada persona presente. La noticia la recoge el medio especializado Silicon.

El dato no es anecdótico si se multiplica: en una videollamada de ocho participantes, un único fallo se lleva por delante más de hora y media de trabajo agregado. Y hay casos peores. Según el informe, el 30 % de los encuestados asegura perder 16 minutos o más por una sola interrupción.

El problema no es el cable, es quién manda

La parte más interesante del estudio, titulado The Workplace Equation, no va de hardware sino de organización interna. Logitech detecta que solo el 24 % de las empresas consulta a sus equipos de TI y de audiovisuales (AV) antes de planificar los espacios de trabajo. Es decir: primero se diseña la sala, se elige el mobiliario y se reparten los metros cuadrados, y después se intenta encajar la tecnología en un espacio que no se pensó para ella.

El resultado previsible son parches: cables que cruzan la sala, cámaras mal situadas, acústica que devuelve eco o puntos de acceso wifi insuficientes para una sala llena de portátiles. Arreglarlo a posteriori sale más caro y funciona peor que haberlo previsto.

A esa falta de coordinación se suma un conflicto de competencias. El 81 % de los responsables de Recursos Humanos cree que su departamento debe llevar la voz cantante en la experiencia del empleado en la oficina. Pero los responsables de tecnología y los de gestión inmobiliaria —los que deciden qué edificios se alquilan y cómo se distribuyen— se atribuyen también esa autoridad. Cuando tres áreas creen mandar sobre lo mismo, en la práctica no manda ninguna.

"Cuando estas funciones trabajan de forma aislada, nadie asume la responsabilidad de resolver las fricciones", advierte Henry Levak, director general de Team Workspace Solutions en Logitech.

Todos lo ven, casi nadie lo mide

El segundo agujero que señala el informe es el de los datos. El 87 % de los encuestados da por hecho que una buena experiencia en el puesto de trabajo mejora la productividad, pero solo el 58 % afirma tener información suficiente para justificar una inversión en esa dirección ante quien firma el presupuesto. Y apenas un 27 % lo tiene incorporado como estrategia prioritaria.

Es un problema clásico de retorno de la inversión: los minutos que se pierden peleando con una pantalla compartida no aparecen en ninguna hoja de cálculo, mientras que el coste de renovar el equipamiento de diez salas de reuniones sí. Sin métricas, la conversación se queda en intuiciones y la partida se recorta.

Qué propone Logitech

Las recomendaciones del fabricante —conviene recordar que vende precisamente equipamiento para videoconferencia, lo que da al informe un interés comercial evidente— van en cuatro direcciones:

• Sentar a la misma mesa a tecnología, Recursos Humanos y gestión inmobiliaria desde el primer boceto del espacio, no cuando ya está construido.
• Compartir métricas entre departamentos en lugar de que cada uno mida lo suyo.
• Registrar y analizar los fallos técnicos para conocer su coste real.
• Diseñar cada sala pensando en el tipo de trabajo que se va a hacer en ella, no como espacio genérico.

Por qué importa más allá de las grandes oficinas

El estudio se centra en empresas con departamentos diferenciados, pero la lógica es trasladable a una pyme o a un equipo pequeño: si las reuniones híbridas son ya la norma, la calidad del audio, la cámara y la red dejan de ser un detalle de oficina para convertirse en infraestructura de trabajo. Lo mismo ocurre con otras herramientas que antes se veían como accesorias y hoy sostienen procesos completos, desde el control horario y la contabilidad con inteligencia artificial hasta la digitalización documental.

La conclusión práctica es sencilla: antes de comprar más equipamiento, merece la pena anotar durante unas semanas cuántas reuniones empiezan tarde por un problema técnico y por qué. Ese registro es, según el propio informe, lo que casi ninguna empresa tiene y lo que haría falta para decidir con criterio.