La factura electrónica obligatoria ya tiene fechas: 2027 para las grandes y 2028 para el resto

La factura electrónica entre empresas y profesionales deja de ser un proyecto en el aire y pasa a tener fechas concretas en el calendario. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 ha puesto en marcha el despliegue de la obligación, y el mensaje que se repitió en el Marosa Summit 2026, celebrado en Madrid, es que las pymes harían mal en esperar al último minuto para mover ficha.

El encuentro, organizado por Marosa by Wolters Kluwer, reunió a representantes de la Agencia Tributaria y a responsables de compañías como Amazon, Camper o Volvo para analizar cómo se está preparando el tejido empresarial. La información procede de MuyPymes, que ha recogido las conclusiones de la jornada.

Dos fechas que conviene apuntar

El calendario establece dos escalones. Las organizaciones con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros tendrán que estar adaptadas a partir del 6 de octubre de 2027. El resto de empresas y autónomos dispone de un año más: su fecha de referencia es el 6 de octubre de 2028.

La obligación no se limita a emitir facturas en formato electrónico. También afecta a la recepción, e incorpora requisitos sobre la comunicación de los estados de las facturas y de los pagos, con plazos que varían según el tipo de contribuyente. Dicho de otro modo: no basta con que tu programa genere un archivo; tiene que poder recibir, interpretar y responder.

No es cambiar el PDF por otro archivo

Rufino de la Rosa, responsable de factura electrónica y políticas públicas en Marosa by Wolters Kluwer, insistió en que el reto no consiste en sustituir un PDF por un documento electrónico. Lo complicado es integrar la emisión, la recepción y el intercambio de facturas dentro de los sistemas que ya usa la empresa, garantizando dos cosas: la interoperabilidad —que los sistemas de dos empresas distintas se entiendan entre sí sin intervención manual— y la calidad de los datos que viajan en esas facturas.

Ese matiz explica por qué los ponentes insistieron en empezar pronto. Pedro Pestana, fundador de Marosa y actual responsable de la compañía tras su integración en Wolters Kluwer, advirtió de que adaptar los sistemas de facturación lleva tiempo y obliga a tomar numerosas decisiones técnicas y organizativas. No es un trámite de una tarde.

Qué debería hacer una pyme ahora

Para un negocio pequeño, la transición no se resuelve contratando un programa de facturación y olvidándose. Las recomendaciones que dejó el encuentro apuntan en varias direcciones:

• Revisar el software de facturación actual y preguntar al proveedor tecnológico si cumplirá los requisitos y en qué plazos.
• Repasar los procesos administrativos internos: quién emite, quién valida, cómo se archiva.
• Hablar con clientes, proveedores y la asesoría para acordar cómo se intercambiará la información.
• Comprobar la calidad de los datos maestros: identificaciones fiscales, direcciones, condiciones de pago.

Conviene tener presente además que el nuevo sistema contempla una solución pública gratuita de facturación electrónica, que convivirá con las plataformas privadas siempre que estas cumplan los requisitos de interoperabilidad. Para las empresas con muy poco volumen puede ser una vía suficiente; para las que facturan a diario y con integración contable, probablemente no.

IA y reporting en tiempo real

La jornada dedicó también espacio al reporting fiscal en tiempo real —el envío continuado de información a la Administración— y al papel de la inteligencia artificial para automatizar tareas repetitivas y detectar inconsistencias antes de que lleguen a Hacienda. Es el mismo movimiento que se observa en otros ámbitos de la digitalización administrativa europea, como la cartera de identidad digital para toda la UE: menos papel, más datos estructurados y verificables.

La lectura de fondo del encuentro es que la factura electrónica no debería tratarse como un asunto puramente informático, sino como un proyecto de empresa que toca contabilidad, cobros, relaciones con proveedores y control interno. Bien planteada, la obligación puede acabar sirviendo para algo más que cumplir: ordenar la gestión financiera y reducir el trabajo manual. Mal planteada, se convierte en una carrera contrarreloj en 2027 o 2028.