Onzane unifica incidencias, accesos y pagos de una comunidad en una sola plataforma

Saber en qué punto está la reparación del ascensor, encontrar el acta de la última junta o comprobar si el proveedor ya ha pasado factura suele exigir rebuscar entre correos, llamadas y grupos de mensajería. Esa dispersión es el punto de partida de la plataforma que ha desarrollado una compañía con sede en Tomares (Sevilla), que plantea la gestión de una comunidad de propietarios como un entorno común para todos los implicados.

Onzane agrupa en un mismo sistema la comunicación con los vecinos, las reservas de instalaciones, las incidencias, determinados pagos, el control de accesos y la gestión diaria del edificio. Según la empresa, su diferencia está en no limitarse a una aplicación para residentes: conecta sobre la misma información a juntas de gobierno, administradores de fincas, empleados y proveedores, cada uno con herramientas y permisos ajustados a su papel.

¿Qué ve un vecino y qué ve el administrador de fincas?

Los residentes acceden desde una aplicación en la que reciben comunicados, consultan documentos, participan en encuestas y votaciones, reservan instalaciones, avisan de incidencias y gestionan algunos pagos. La compañía indica que está preparada para funcionar en doce idiomas, un detalle pensado para comunidades con vecinos de distintas nacionalidades.

Los administradores, por su parte, trabajan desde un panel web con el que pueden supervisar varias comunidades a la vez y organizar usuarios, permisos y operaciones. Las comunidades pueden contratar la plataforma por su cuenta sin cambiar de administrador, y los datos quedan vinculados a la propia comunidad, algo que, según la empresa, ayuda a mantener la continuidad cuando se renueva la junta o se sustituye a una empresa de servicios.

¿Qué ocurre desde que un vecino avisa de una avería?

Aquí está la idea central del producto: dar continuidad a cada gestión en lugar de dejarla en un aviso suelto. Una incidencia comunicada por un residente puede asignarse a un responsable, convertirse en una orden de trabajo e incorporar fotografías y evidencias de cómo se ha resuelto. Esa actuación queda relacionada con el proveedor, el contrato y la instalación afectada, y conserva un historial al que acceden los usuarios autorizados.

El mismo enfoque se aplica a los equipos del edificio. La plataforma permite vincular cada instalación con su documentación, su mantenimiento, sus incidencias, las intervenciones realizadas y sus costes. De este modo, una comunidad puede guardar el historial de un ascensor o de una bomba de presión y usar esa información para planificar revisiones o valorar futuras actuaciones.

¿Para qué sirve la app Onzane Staff y el panel de proveedores?

Los empleados de la comunidad —conserjes, personal de mantenimiento— utilizan la aplicación Onzane Staff para organizar tareas, registrar rondas, gestionar la paquetería y controlar la custodia de llaves. Los proveedores disponen de un panel propio en el que reciben solicitudes de oferta, gestionan trabajos, aportan documentación y tramitan la facturación asociada. La empresa señala que darse de alta como proveedor para colaborar con las comunidades que ya usan la plataforma no tiene coste.

¿Cómo se traslada un permiso digital a la puerta del garaje?

El módulo de accesos permite administrar personas, vehículos, espacios y horarios. Mediante integraciones con dispositivos compatibles, como cerraduras conectadas o lectores de matrículas, esos permisos digitales pueden trasladarse al mundo físico. El ejemplo que pone la compañía es el de una empresa de mantenimiento que recibe una autorización temporal para entrar solo en el espacio donde debe trabajar.

¿Cómo se pone en marcha en una comunidad que ya funciona?

La implantación, explica la empresa, es gradual y acompañada: análisis de necesidades, revisión e importación de datos, configuración de los módulos y formación de administradores y empleados. Después se invita a los residentes y se acompaña su activación. Una comunidad puede empezar únicamente con la comunicación y las incidencias e ir sumando funciones a medida que las necesite.

Según las cifras publicadas por la propia compañía, la plataforma ha superado las 700 comunidades conectadas y reúne más de 70.000 inmuebles, más de 75.000 residentes y más de 750 instalaciones gestionadas.